JOB DESCRIPTION PANITIA PELAKSANA SEMINAR DAN DIALOG INTERAKTIF “DHARTAPALA”

JOB DESCRIPTION

PANITIA PELAKSANA

SEMINAR DAN DIALOG INTERAKTIF

“DHARTAPALA”

SIE PROPERTI/PERLENGKAPAN
• Persiapan:
Pembuatan kerangka kerja ke depan, serta mengidentifikasi peralatan apa saja yang harus disisapkan untuk hari H. Dalam pembuatan kerangka kerja, satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah penetapan deadline untuk setiap tugas yang didapat, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa alat tersebut dapat tersedia pada saat diperlukan nanti. Sementara itu untuk mengidentifikasi peralatan apa saja yang dipderlukan untuk hari H, harus dilakukan kooordinasi yang intensif dengan sie acara. Setelah peralatan tersebut sudah di list, maka koordinasi sie properti harus membagi tugas dengan stafnya beserta deadline untuk mencari peralatan dan ruangan yang diperlukan pada hari H.
Job Desc spesifik:
1. Mencari info tentang Aula Kampus/ruangan jika ada pembayaran ruangan.
2. Survey lokasi, fasilitas apa saja yang tersedia (jumlah mikrofon, jumlah meja, jumlah tempat duduk, LCD, pencahayaan) dan fasilitas apa saja yang perlu ditambahkan sendiri.
3. Mulai menjalin komunikasi dengan pihak kampus
• Fase Kerja
Inti dari tahap ini adalah penyediaan peralatan-peralatan sampai dengan pemasangan peralatan di lokasi. Setelah survey lokasi sudah fix, segera lakukan pencarian peralatan yang diperlukan, dan jika ada peralatan yang dalam pengadaannya memerlukan surat, maka segera komunikasikan ke sie kestari. Ssatu hal yang paling penting adalam tahap ini adalah ketepatan dengan deadline yang diberikan oleh koordinator.
Selama pelaksaan, hendaknya koordinasi dengan sie acara, konsumsi, dan kesekretariatan terus dilakukan karena mungkin ada peralatan baru yang perlu ditambahkan, sebab konsep acara dari waktu ke waktu akan mengalami beberapa perbaikan.

Job desc spesifik :
1. Mencari semua perlengkapan yang diperlukan.
2. Menata lokasi untuk tiap mata acara seperti acara penyampaian materi,Pembahsan Kasu (jika ada), regristasi peserta, lunch/coffe break jika ada dan ishoma. Jangan lupa kamar mandi juga di cek.
3. Memasang setiap peralatan yang diperlukan untuk setiap mata acara, pastikan jumlahnya tidak kurang. kalau bisa dilebihkan untuk jaga-jaga.
4. Mengadakan perjanjian / memastikan penjaga ruangan bersedia untuk stand by di lokasi selama hari H maupun malam sebelum hari H jika diperlukan (untuk acara yang berdurasi 1 hari atau lebih). Tahap ini sebaikknya selesai pada sore hari pada H-1, agar gladi bersih lokasi dapat dilakukan sebelum malam terlalu larut ( untuk acara – acara besar ).
• Gladi bersih lokasi
Tujuan utama tahap ini adalah untuk memastikan bahwa asetiap alat yang akan digunakan pada setiap mata acara dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, dan jumlahnya tidak kurang dari kebutuhan.

Job desk spesifik :
1. Mengecek peralatan di ruangan tempat
acara, pastikan suara mikrofon di dapat mendengar di ruangan – ruangan yang lain (jika ada ruangan yang perarel).
2. Mengecek setting ruang makan (jika ada).
3. Mengecek setting area regristasi.
4. Mengecek setting ruang ibadah.
5. Mengecek setting ruang pantia

Tambahan untuk hari H :

Selama kegiatan berlangsung, sebaiknya ada satu orang anggota sie perlengkapan di setiap ruangan yang dipergunakan selama acara untuk memudahkan apabila ada kebutuhan mendadak yang diluar perencanaan, contoh : microfon tiba-tiba ada yang mati, permitaan peralatan dari pemateri, perubahan setting lokasi (karena penyesuaian dengan keadaan) dll.

Selain yang tersebut diatas, sie property juga bertugas untuk membantu peserta mencari tempat duduk terutama bila ruangan sudah mulai nampak penuh

Seksi Kesekretariatan

• Survey dan belanja kertas hvs, amplop putih, lem, double tip, amplop coklat untuk pengiriman dan perlengkapan lain sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan.
• Membuat proposal kegiatan dan proposal sponsorship ( jika diperlukan). Mencatat nama dan NIM seluruh panitia. Meminta anggaran dana yang jelas dari setiap sie. Untuk proposal sponsorship kerjasama dengan danus karena danus yang lebih tahu tentang sponsor. Design proposal sponsorship bekerjasama dengan sie PDDM.
• Absensi setiap rapat harus terkumpul rapi, jangan sampai hilang, dan notulensi setiap rapat. Absensi untuk dimasukkan ke LPJ.

• Persiapan surat masuk dan surat keluar. penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 mingggu sebelum acara sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada seluruh panitia yang memerlukan surat keluar jangan mendadak.
• Meminta bantuan sie humas mengenai siapa saja yang akan di undang. up date alamat/ tempat tujuan para undangan.
• Dokumentasi nama – nama peserta. maksimal 1 hari sebelum hari H. memastikan peserta yang akan mengikuti acara.
• Beberapa hari sebelum hari H, meminta bantuan sie property untuk menyiapkan laptop & printer beserta perangkatkanya untuk mengeprint sertifikat, notulensi selama acara ( Jika diperlukan).
• Pada waktu hari H, datang 2 jam sebelum regristasi dibuka, menyiapkan meja regristasi, siapkan apa saja yang diperlukan di sana (form registrasi/absensi).
• Notulensi dan berita acara di PJ kan pada 1 orang pada setiap acara.
• Rapikan notulensi, daftar hadir ( peserta dan panitia).
• Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing ko.sie.
• Pembuatan LPJ maksimal 1 minggu setelah kegiatan suadah jadi.
• LPJ untuk fakultas , sponsor dan donator.

SIE ACARA

• Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia.
• Membuat / mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia,
• Koordinasi dengan sie lain :
o Sie Humas, koordinasi berhubungan dengan pemateri dan tamu undangan
o Sie Kestari, berhubungan dengan curriculum vitae pemateri dan moderator
o Sie Danus, untuk mengetahui ada atau tidaknya sponsor yang meminta waktu untuk persentasi, untuk mengetahui produk – produk sponsor yang bisa dipakai untuk doorprize
o Sie Konsumsi, koordinasi mengenai waktu makan / pembagian konsumsi/ coffee break ( Jika ada)
o Sie Dokumentasi, koordiansi susunan acara untuk disertakan dalam publikasi, konsep acara untuk setting ruangan, iklan dari sponsor yang harus ditampilkan
o Sie Properti, koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama acara berlangsung
o Sie Transportasi, koordinasi waktu penjemputan dan waktu kehadiran pemateri
• Memilih Moderator, yang sebelumnya dikonsultasikan dengan orang yang berpengalaman atau kompeten dibidangnya.
• Memilih MC dan menjelaskan konsep acara (Formal, semi formal atau informal).
• Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H.
• Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara.

SIE DEKORASI, DOKUMENTASI
• Menyiapkan desain untuk publikasi, spanduk, name tag panitia, sertifikat, leaflet, dan pamflet (jika perlu).
• Menyiapkan dekorasi ruangan sesuai tema acara.
• Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara
• Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara (sesuai permintaan sie acara)
• Bekerja sama dengan sie humas untuk publikasi kegiatan

SIE HUMAS
Menghubungi pemateri
• Mencari informasi tentang pemateri/institusi yang diundang untuk mengisi suatu acara. Jika belum dapat, hubungi dosen yang diketahui lewat ketua pelaksana kegiatan.
• Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan pemateri, dapat dengan cara menghubungi nomor telepon yang bersangkutan. Bentuk birokrasi biasanya dari pihak panitia.
• Diminta mengirim proposal atau surat permohonan pemateri.
• Terus mengfixkan pemateri (siapa, kapan, dimana, materi apa yang akan disampaikan) melalui koordinasi dengan sie acara.
• Menanyakan nama, gelar, jabtan, dan nomor telepon pemateri.
• Memberikan kisi-kisi materi yang kita berikan sesuai jalan pikiran pemateri,
• Menanyakan dan memastikan kapan materi dari pemateri dapat kita peroleh dalam rangka pengarsipan, persapan, evaluasi, dll.
• Meminta CV masing-masing pemateri.
• Jika semua sudah selesai, mengkonfirmasi kapan acara di lakukan, dimana, waktu dimana masing-masing pemateri berbicara.
• Saat hari H, tingal memastikan pemateri untuk tetap di tempat acara berlangsung. Lalu menghubungi kembali.
• Menjemput pemateri ke tempat pemateri sesuai perjanjian jika pemateri tidak datang sendiri.
• Mempersilahkan dan memandu ke ruang acra berlangsung.
Menghubungi moderator
• Moderator ditentukan oleh sie acara, tugas sie humas hanya mengantar surat undangan untuk berkenan menjadi moderator.
• Memebrikan materi dan CV masing-masing pemateri ke moderator.
• Saat hari H, menghubungi moderator untuk dating dan menemani pemateri berbicara di depan.
Cara menggunakan telepon dan fax gratis
• Memebrikan proposal dan surat permohonan peminjaman telepon dan fax ke fakultas.
• Menunggu sampai di ACC.
Mencari semua tanda tangan pihak-pihak yang terdapat pada proposal , LPJ , dan surat-surat terkait
• Sesuaikan alur birokrasi yang telah menjadi standar di BEM
Undangan untuk datang ke acara
• Mencari nama dan NIP mulai dari Rektor, PR(1,2,3,4), Dekan, PD(1,2,3), Kajur, Sekjur, dan pihak-pihak lain yang bersangkutan.
• Setelah itu mengirimkan masing-masing undangan. Untuk rector, PR (1,2,3,4), Deka, dan PD(1,2,3).
Izin publiasi Kabag UHTLP
• Membuat surat untuk Kabag UHTLP Unibraw, meminta tolong kestari untuk membuatkan.
• Mengirimkan ke rektorat lantai 4 bagaian UHTLP yang biasanya merupakan tempat spanduk di stempel atau di tanda tangani .
Izin publikasi ke dinas perijinan
• Menelepon dinas perijinan.
• Mengisi formulir, membawa fotocopy KTP untuk keperluan izin publikasi.
Izin kegiatan
• Rektorat
Membuat proposal – surat izin – mengirim ke rektorat lantai 2 bagian kemahasiswaan – menunggu dalam kurun waktu sekita 1 minggu – diambil lagi di lantai 2 bagian kemahasiswaan (jangan di setempel terlebih dahulu sebelum fotocopy,persiapan jika membutuhkan kopiannya).
SIE KONSUMSI
• Menuliskan kemungkinan yang akan terjadi pada hari H dan apa saja yang perlu dipersiapkan sesuai harapan anda dalam Sie Konsumsi.
• Mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang catering, tempat belanja yang murah, jenis-jenis roti, dll.
• Selalu berkoordinasi dengan sie acara karena sangat penting hubungannya dengan pesanan sie konsmsi (missal, waktu makan peserta/panitia kegiatan).
• Mempertimbangkan penggunaan catering. Hal ini sangat penting, karena jika menggunkan catering, biasanya tidak memerlukan snack (missal seperti di seminar).
• Memepertimbangkan penggunaan catering. Hal ini sangat penting, karena jika menggunakan catering, biasanya tidak memerlukan snack (missal seperti di seminar).
• Memepertimbangkan catering cadangan, untuk penjaaan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
• Untuk pemberian makan peserta dalam jumlah yang sangat banyak dan tidak menekankan keseragaman rasa(missal PK2 maba), lebih baik memesan ke lebih dari satu catering, untuk mengurangi resiko dan mencegah kebasian.
• Pertimbagkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari.
• Sebelumnya, untuk memudahkan koordinasi dengan pihak catering.
• Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari sebelumnya untuk memudahkan penghitungan konsumsi.
• Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk sie konsumsi.
• Mengoptimalkan koordinasi antar anggota sie konsumsi.
• Memepertimbangkan jenis makanan yang akan disajikan di hari H, mulai jenis , rasa waktu, dll.
• Mengidentifikasi peralatan yang dibutuhkan untuk sie konsumsi, sedapat mungkin dapat terlengkapi beberapa hari sebelum hari H.

SIE DANA USAHA
1. Mencari criteria sie dana usaha yang:
• Mengerti job desc dari sie danus.
• Tidak mengemban terlalu banyak amanah, jika terpakasa, usahakan dia tetap berkomitmen dengan tugas sie dana usaha.
• Memiliki rasa percaya diri yang kuat.
• Berani mengambil keputusan.
• Cerdas dalam memanfaatkan situasi meraih keuntungan.
• Mau mengambil resiko, rajin, mau berkorban, kreatif.
• Tidak banyak menolak, jika diminta tolong ke sponsor-sponsor.
• Memiliki koneksi-koneksi yang sekiranya dapat dimintai dana atau bantuan.
• Lebih diutamakan memiliki kendaraan pribadi, untuk memudahkan pekerjaannya, terlebih jika sie transport sedang berhalangan.
2. Meminta proposal sponsorship ke sie kestari sesuai dengan format yang sie danus minta. Perlu diperhatikan, rata-rata sponsor mau memberikan bantuan jika mengirim proposal 2-3 bulan sebelum hari H. Jadi kita jarus gerak cepat!!!
3. Ketika proposal kegiatan sudah disetujui, segera memita bantuan sie kestari untuk membuat proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana.
4. Menentukan tempat-tempat yang akan diajukan proposal sponsorship dan permohonan bantuan dana. Gabi tugas ke masing-masing anggota sie danus, usahakan dari awal hingga akhir, masing-masing anggota sie tetap memegang tempat pengajuan sponsor yang sudah ditugaskan kepadanya sebelumnya.
5. Sumber dana usaha kegiatan tidak hanya berasal dari sponsorship dan permohonan bantuan dana, sie dana usaha juga dapat mencari peluang mendapatkan dana lewat uaha lain, misalnya, berjualan barang, pernak pernik kegiatan, dll yang keuntungannya digunakan untuk kegiatan yang bersangkutan.
6. Jangan lupa untuk terus berhubungan dengan tempat-tempat pengajuan sponsorship dan permohonan dana. Usahakan semaksimal mungkin sampai mereka mau memberikan sponsor dan bantuan dana.
7. Membuat deadline pencantuman logo sponsor di publikasi (pamphlet, leaflet, dll). Usahakan 3 minggu sebelum hari H sudah memegang logo semua sponsor.
8. Terus mengkoordinasi dan mengontrol kerja naggota sie danus, pastikan tidak ada yang macet. Beri masukan yang tidak menjatuhkan . jika sudah memeberi kepercayaan penuh ke seseorang untuk mencari dana, jangan disalahkan atas apapun keptusannya. Terus berilah dukungan.
9. Kerja sama dengan sie Dokumentasi dekorasi, berikan logo sponsor ke mereka untuk diproses. Pastikan jika pencatuman logo sponsor sesuai dengan kesepakatan dengan pihak yang memberi sponsor.
10. Setelah hari H, segera membuat LPJ sie danus, berikan kepada sie kestari. Jangan lupa juga untuk meminta sie kestari untuk membuat LPJ untuk diberikan kepada pihak-pihka yang telah memberikan sponsor dan bantuan dana. Berikan bukti pencantuman logo dalam media sponsor ke masing-masing sponsor yang logonya tercantum di masing-masing media sponsor.

SIE KORLAP

Panitia yang ditunjuk untuk melakukan koordinasi dengan fakultas-fakultas Di Politeknik Dharmapatria,terkait penyelenggaraan Seminar dan Dialog Interaktif. Tugasnya adalah sebagai berikut :
• Melakukan koordinasi internal dengan panitia  terkait informasi maupun update berita dari semua panitia pelaksana
• Menjadi koordinator lapangan pada acara Seminar

• Turut mengatur keamanan peserta  maupun panitia pelaksana